- - Les archives médicales
Les délais légaux de conservation des archives médicales ont été fixés par l’arrêté interministériel du 11 mars 1968. Mais le décret du 4 janvier 2006 relatif à l’hébergement des données de santé est venu réformer en profondeur l’organisation de la conservation des données médicales.
L’article 2 de ce décret est relatif à l’archivage des dossiers médicaux. Il impose de nouvelles règles applicables en matière de durée de conservation des dossiers médicaux et d’élimination de ces dossiers. Cet article du décret concerne l’archivage des informations sous forme papier et sous forme électronique.
Ce décret s’applique aux établissements de santé publics et privés.
Les nouveaux délais de conservation des dossiers médicaux ont pris effet à compter du 5 janvier 2007. Et en l’absence de précision particulière, ils s’appliquent à la conservation de tous les documents médicaux, c'est-à-dire ceux constitués antérieurement comme ceux créés postérieurement à cette date.
LE PRINCIPE : Un délai unique de conservation, quelle que soit la pathologie, de 20 ans, à compter du dernier passage dans l’établissement (dernier séjour ou dernière consultation externe au sein de l’établissement).
LES EXCEPTIONS :
- Pour les mineurs âgés de moins de 8 ans lors du dernier passage dans l’établissement, on doit conserver le dossier médical jusqu’à son 28ème anniversaire.
- Pour les dossiers des personnes décédées moins de 10 ans après le dernier passage dans l’établissement, on doit conserver le dossier pendant une durée de dix ans à compter de la date du décès.
Ces délais de conservation sont suspendus pendant toute procédure gracieuse ou contentieuse. Et la reprise des délais a lieu à l’issue de cette procédure.
Les nouveaux délais de conservation concernent-ils les consultations externes ?
Aucun texte particulier ne s’applique aux consultations externes et n’impose dans cette hypothèse l’ouverture d’un dossier. Mais la prudence recommande de rassembler les informations concernant le suivi sanitaire sous forme d’une pochette unique équivalente à un dossier médical alors même que ce dernier est uniquement suivi dans le cadre de consultations externes. Il parait donc préférable de conserver le dossier selon les mêmes modalités et pendant la même durée que les dossiers des personnes hospitalisées.
Est-il possible de garder les dossiers au-delà de cette durée ?
Les nouveaux délais sont des délais minimaux de conservation et rien n’interdit une conservation des données médicales à l’expiration des durées fixées. Il est évident que certains documents médicaux concernant des affections de nature héréditaire méritent une attention particulière et une conservation plus longue que d’autres.
L’élimination ?
A l’issue de ces délais de conservation, et après, le cas échéant restitution à l’établissement de santé des données ayant fait l’objet d’un hébergement, le dossier médical peut être éliminé. La décision d’élimination du dossier médical est prise par le directeur de l’établissement après avis du médecin responsable de l’information médicale. Dans les établissements publics et les établissements privés PSPH, il faut de plus le visa de l’administration des archives qui détermine les dossiers qu’elle souhaite conserver indéfiniment pour des raisons d’intérêt scientifique, statistique ou historique.
Lieu de conservation ?
Il existe désormais deux modes de conservation des dossiers médicaux :
- -Soit les dossiers médicaux sont conservés au sein des établissements de santé qui les ont constitués.
- -Soit ils sont déposés par ces établissements auprès d’un hébergeur agréé. Dans ce cas là, il s’agit a priori que de dossier sous forme électronique. De plus, il est nécessaire de respecter une procédure particulière prévue à l’article L 1111-8 du CSP pour déposer des données personnelles auprès d’un tiers.
=> Au 1er mars 2007, la circulaire explicative de la DHOS n’est toujours pas parue et de nombreuses questions restent alors en suspens quant à l’application de ce décret.
Il faut toutefois souligner qu’il n’y a pas d’abrogation expresse de l’arrêté du 11 mars 1968. Donc l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions aura pour effet d’abroger de manière tacite les règles de conservation jusqu’alors appliquées aux dossiers médicaux. Pour le reste, il est alors recommandé de continuer d’appliquer l’arrêté.
- -Les archives administratives
En l’absence de réglementation pour les établissements privés en ce domaine, on se réfère à la réglementation relative aux archives publiques hospitalières.
Deux circulaires réactualisent les délais de conservation prévus en annexe de l’arrêté sur les archives hospitalières du 11 mars 1968.
La circulaire AD 94-2 du 18 janvier 1994 : Celle-ci porte sur la gestion administrative des hospitalisations et des consultations.
La circulaire AD 94-6 du 18 juillet 1994 : Elle s’applique aux services administratifs qui, au sein de l’établissement, veillent à la gestion et à la formation du personnel.
=> Il faut se référer aux tableaux récapitulatifs figurants en annexe des présentes circulaires en raison des multiples documents.
- - Le GBEA -
L’arrêté du 26 novembre 1999 relatif à la bonne exécution des analyses de biologie médicale modifié par l’arrêté du 26 avril 2002 (GBEA)
Ce texte énonce des règles auxquelles doivent impérativement se conformer les laboratoires d’analyses de biologie médicale.
Des dispositions sont consacrées au stockage et à la conservation des archives.
Les relevés chronologiques des analyses sont conservés pendant dix ans.
Les résultats nominatifs des analyses sont conservés pendant cinq ans.
Les dossiers et livres de registre sont conservés pendant vingt ans.
Les résultats des analyses exécutées pour les besoins de contrôle qualité sont conservés pendant cinq ans.
Les comptes rendus des mesures prises pour corriger les anomalies observées suite au contrôle qualité sont conservés pendant cinq ans.
Les résultats des contrôles qualité interne sont conservés pendant trois ans.
Un exemplaire des procédures et modes opératoires et de leurs modifications est conservé pendant trois ans.
Les contrats et documents relatifs à l’enlèvement des déchets sont conservés pendant trois ans.
Les documents relatifs aux instruments et à leur maintenance sont conservés pendant trois ans à l’expiration de la durée d’utilisation.
Les documents relatifs aux réactifs et au matériel consommable sont conservés pendant la durée d’utilisation.
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